공문서 작성 방법에 대해 알아보도록 하겠습니다.
보통 공무원들이 공문이라고 부르는 공문서 작성에 관한 방법을 규정한 법률로는 '사무관리규정' 이라는 법률이 있습니다.
공무원들은 이 법에서 규정한 방법에 의해서 대, 내외적으로 문서들을 관리하고 있는데요.
이 법은 문서 작성 관리의 효율성을 높이기 위함을 목적으로 재정되었습니다. 직장인들이 공문을 작성할 때도 이 법을 근거로 작성을 하면되지만 우리는 그 시간을 절약하기 위하여 직장에서 업무를 보면서 흔하게 작성해야 하는 공문 작성 방법에 대해 간략하게 알아보는 시간을 갖도록 하겠습니다.
1. 공문을 쓰는 이유
- 다른 개인이나 다른 기업에게 나 혹은 내가 속한 기업의 의사를 상대방에게 전달하기 위함을 목적으로 하고 있습니다.
2. 작성 방법
- 아래 공문 작성 예시를 참고하며 설명 드리겠습니다.
공문을 쓰는 이유는 (주)철수이 라는 기업에 2020년도 3 월28일 까지 노트북 미납에 대한 보상금 백만원을 4월 31일까지 입금 하라는 내용의 공문을 써보도록 하겠습니다.
|
(회사 로고)
첨부 : 철트북 납품 계약서 사본 1부. 끝.
(주)00000 대표이사(직인) |
가. 수신
수신은 문서를 받으려는 단체의 최고 직책자를 써야 합니다. 위와 같이 주식회사 철철이라는 곳에 공문을 보낸다면 '(주)철철이 대표이사' 가 적당하며, 철철이의 별도 사업단에 공문을 쓴다면, '(주)철철이 00사업단장' 으로 써야 합니다.
나. 발신
발인은 수신 단체에서 직접 이 문서를 받으려는 팀의 장를 써야 합니다. 위와 같이 (주)철철이 의 생산관리 팀과 계약을 진행했다면, '생산관리팀장' 정도로 쓰면 됩니다.
다. 제목
제목은 내가 말하고자 하는 내용을 제목만 봐도 알 수 있게끔 핵심 키워드로 작성을 해야 합니다.
라. 글 내용
글 내용의 번호는 위의 예시와 같이 제목의 시작 열과 글 내용에서의 번호 앞이 같은 열 상에 위치해야 합니다. 이는 기업마다 조금씩 차이가 있을 수 있지만 대체적인 글 내용의 위치는 이런식으로 제목의 시작 열과 맞춰줍니다.
마. 번호 나열 순서
이것은 사무관리규정 시행규칙 제10조(항목의 구분)에 명시되어 있습니다.
1. 첫째항목의 구분은 1., 2., 3., 4. ---- 로 나누어 표시합니다.
2. 둘째항목의 구분은 가., 나., 다., 라. ---- 로 나누어 표시합니다.
3. 셋째항목의 구분은 1), 2), 3), 4) ---- 로 나누어 표시합니다.
4. 넷째항목의 구분은 가), 나), 다), 라) ---- 로 표시합니다.
5. 다섯째항목의 구분은 (1), (2), (3), (4) ---- 로 표시합니다.
이 외에도 8개 항목까지 있지만 사실 공문을 쓰다보면 거의 3번째 항목에서 끝이 납니다.
이 외에도 궁금한 사항이 있으시다면 언제든 댓글 달아주십시오. 감사합니다.^^
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