쉽게 쓰는 품의서, 기안서 작성방법

 

 

회사생활을 하면서 정말 자주 사용하는 서식 중 하나가 품의서 입니다. 물품을 구매하거나 보고를 하거나 기안을 받을 때 사용하는 서식인데요. 그렇다면 어떻게 작성하는게 맞는 것인지 알아보는 시간을 갖도록 하겠습니다.

 

1. 작성 목적

  - 품의서(기안서)를 작성하는 목적으로는 사전적 의미 그대로 '웃어른이나 상사에게 말이나 글로 여쭈어 의논함.' 을 하기 위함입니다. 주로 돈의 지출이나 업무의 진행 사항, 결재 받아야 할 사항 등에 대해 알맞은 양식에 필요한 내용을 기술하여 글로 윗 상사에게 결재를 득하기 위해 사용 됩니다.

 

2. 작성 방법

  - 아래 기안서는 제가 임의로 작성해본 물품 구매 품의 입니다. 아래와 품의를 보면서 같이 알아보도록 하겠습니다.

  가. 작성일자 : 결재를 올리는 날짜를 기입한다.

  나. 문서번호 : 해당 팀이나 회사에서 누적 사용하는 문서 번호를 기입한다.

  다. 부서명 및 작성자 : 품의를 작성하는 팀과 작성자의 이름을 쓴다.

  라. 제    목 : 품의를 작성하는 사유에 대해서 한눈에 파악할 수 있도록 핵심문구로 간결히 기입한다.

  마. 내    용 : 첫 행에는 제목의 열과 나란히 맞춰 왜 이 기안을 작성하는 것인지 최대한 간결하게 적는다.

  - 아 래 - 를 기재 후 그 밑에 본론적인 내용을 적습니다.

 

 

3. 작성 꿀팁

 가. 한 페이지에 전부 기재하라

   - 요즘은 한장에 내가 하고자 하는 말이 전부 들어가는 걸 좋아하는 추세입니다. 원 페이지 보고 라고도 하는 이 방식은 결재 사항이 많은 결재권자를 배려하는 방식으로 페이지 한장에 결재를 올리고 하는 내용(6하원칙에 의거)을 전부 담아 작성하는 것입니다.

 

 나. 읽는 사람의 입장에서 생각하라.

   - 결국 품의서는 작성자를 위한게 아닌 결재자의 입장에서 읽었을 때 마음에 들게 써야 합니다. 다시 말해 결재자가 읽는 사람이 될텐데요. 우리는 일기를 쓰는게 아니라 중요 내용에 대해 간결하고 핵심적인 내용들만 적어 결재권자의 입장에서 구두로 별도의 설명을 하지 않아도 품의서만 보더라도 내용을 확실히 파악할 수 있도록 적어야 합니다.

 

 다. 불필요한 미사여구는 빼야한다. 

   - 품의를 올리는 이유는 업무의 효율적인 방안의 제시나 물품의 구매 등 필요성에 의해 작성하는 성격의 글이기 때문에 불필요한 미사여구나 결재에 필요하지 않은 사항들을 일일히 기재할 필요는 없습니다. 정말 간결히 핵심적인 내용, 결재가 꼭 알아야 하는 내용만을 기재하는게 좋습니다.

 

 라. 작성 후 3번은 다시 읽어야 한다.

   - 문서 작성을 끝내고 최소 3번은 다시 읽어봐야 합니다. 작성한 내용 중 제 3자가 읽었을 때 이해가 되지 않는 내용은 없는지, 오탈자는 없는지 최소 3번은 다시 읽고 수정해야 합니다. 이런 과정을 거치지 않고 결재를 올라 간다면 기안서를 받는 결재자에게 좋은 말을 들을 수 없습니다. 최소 3번은 다시 읽고 수정하고 가시는걸 권장드립니다.